Als vereniging ontkomen wij er niet aan om gegevens van onze leden en vrijwilligers te verwerken. S.V. TOGB neemt uw privacy serieus en hanteert een privacybeleid. Wij gebruiken met betrekking tot privacy de volgende uitgangspunten:

1. Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie. Dat betekent onder meer dat we uw persoonsgegevens niet verder gebruiken dan strikt noodzakelijk is en alle persoonsgegevens ook intern als vertrouwelijk behandelen.
2. Wij nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen en zien erop toe dat onze leveranciers dat ook doen.
3. Wij houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige wet- en regelgeving omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

Dit privacy statement geeft aan hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Waar in dit document S.V. TOGB genoemd wordt, wordt tevens de alle onder de vereniging ressorterende afdelingen en commissies bedoeld.

Grondslagen

Wij verwerken alleen uw gegevens voor zover dit is toegestaan. De grondslagen die wij daarvoor hanteren zijn:

• overeenkomst; alle gegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van een
  overeenkomst. Dit betreft een lidmaatschap of een vrijwilligersverband;
• wettelijke plicht; gegevens die wij verplicht moeten doorgeven aan bijvoorbeeld de
  Belastingdienst, politie en andere overheidsinstanties;
• gerechtvaardigd belang; gegevens die wij nodig hebben voor intern beheer, behartiging van
  onze belangen en beveiliging, waarbij de afweging is gemaakt tussen de zwaarte van het belang van S.V. TOGB en de inbreuk op uw privacy;
• vitaal belang; in geval van levensbedreigende- of noodsituaties;
• ondubbelzinnige toestemming; overige persoonsgegevens worden alleen op basis van uw
  toestemming verwerkt en deze mag altijd ingetrokken worden.

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

S.V. TOGB heeft uw persoonsgegevens nodig voor de volgende doeleinden:

• De ledenadministratie, bijvoorbeeld om aansluiting bij een sportbond te faciliteren, als ook plaatsing in een team-, trainings- of competitieverband, het innen van contributie, aansluiting bij nevenactiviteiten.
• De vrijwilligersadministratie, bijvoorbeeld om plaatsing in een team-, trainings- of competitieverband te faciliteren, als ook intern overleg, aansluiting bij nevenactiviteiten.
• Voor personeels- en salarisadministratie in geval van betaalde krachten die werkzaamheden voor S.V. TOGB verrichten.
• De debiteuren- en crediteurenadministratie.
• Vanuit netwerk- en computersystemen die binnen S.V. TOGB beschikbaar worden gesteld aan vrijwilligers of betaalde krachten ter ondersteuning van hun werkzaamheden.
• Voor de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving, voor zover van toepassing of noodzakelijk.
• In sommige gevallen verzamelen wij uw persoonsgegevens voor archiefbeheer.
• Wij verzamelen uw persoonsgegevens voor de postregistratie en e-mailarchivering
• In het kader van de beveiliging verzamelen wij uw persoonsgegevens door middel van
  videocameratoezicht en toegangscontrole. Hiermee beveiligen wij personen, gebouwen, terreinen en zaken. Dit doen wij met behulp van duidelijk zichtbare videocamera’s.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij van u?

Van onderstaande categorie betrokkenen, verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:

Leden

• naw-gegevens (lid of ouder van lid indien minderjarig)
• Telefoonnummer (lid of ouder van lid indien minderjarig)
• E-mailadres (lid of ouder van lid indien minderjarig)
• Geslacht
• Geboortedatum
• IBAN (lid of ouder van lid indien minderjarig)
• Legitimatienummer (afdeling voetbal; vanaf 14 jaar)
• Relatienummer sportbond (afdeling handbal en voetbal)
• Bijzonderheden gezondheid (afdeling handbal en voetbal; jeugdleden)
• Digitale pasfoto (afdeling handbal)

Vrijwilligers

• naw-gegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum

Betaalde krachten

• naw-gegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum
• Burgerservicenummer
• Kopie legitimatie
• IBAN

Verwerkers en derden

Verwerkers

S.V. TOGB maakt gebruik van een aantal verwerkers; dat zijn leveranciers aan wie wij onze gegevensverwerking hebben uitbesteedt. Zo vindt de ledenadministratie voor de afdelingen voetbal en handbal plaats in Sportlink en wordt de salarisadministratie van betaalde krachten door een administratiekantoor verricht. Wij sluiten met onze verwerkers een verwerkersovereenkomst af om de privacybescherming te waarborgen. Heeft u vragen over deze of andere verwerkers, dan kunt u contact opnemen met de werkgroep privacy via de secretaris van het S.V. bestuur: secretaris@togb.nl.

Derden

S.V. TOGB verstrekt geen gegevens aan externe partijen (derden).

Slechts op grond van de wet kan S.V. TOGB verplicht zijn om in sommige gevallen persoonsgegevens te verstrekken aan bevoegde autoriteiten zoals de politie (in het kader van een strafrechtelijk onderzoek) of de Belastingdienst. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken.

Gegevensbeveiliging

We zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens goed beschermd worden. We nemen daarvoor technische en organisatorische maatregelen. Deze regels gelden door middel van verwerkersovereenkomsten ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

Toegang tot gegevens is beperkt; alleen vrijwilligers of betaalde krachten die de toegang echt nodig hebben voor de werkzaamheden, krijgen die toegang ook. Daarnaast zijn onze vrijwilligers en betaalde krachten geheimhouding van uw gegevens verplicht.

Bewaartermijnen

S.V. TOGB bewaart persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen.

Wanneer de bewaartermijnen zijn verstreken zorgt S.V. TOGB ervoor dat vernietiging van de betreffende persoonsgegevens op een beveiligde manier plaatsvindt. Het is mogelijk dat uw gegevens in het verleden in ons archief terecht gekomen zijn die daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen, waar nodig door middel van natuurlijk verloop.

Uw rechten

U heeft, als betrokkene, de volgende rechten:

• Recht op informatie
  U heeft het recht om in heldere taal informatie te ontvangen over de wijze waarop en waarom van de gegevensverwerking plaatsvindt. Dit geldt zowel voor het geval dat de persoonsgegevens bij u zelf worden verzameld, als wanneer dit via anderen gebeurt.
• Recht op inzage en afschrift
  U heeft het recht uw eigen persoonsgegevens die bij ons bekend zijn op te vragen, te vragen voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt en met wie deze persoonsgegevens worden gedeeld. U heeft ook het recht hiervan een afschrift te ontvangen. Indien persoonsgegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin u inzage wenst, dan worden deze persoonsgegevens afgeschermd.
• Recht op gegevenswissing
  U heeft het recht om S.V. TOGB te verzoeken gegevens van u te verwijderen (gegevenswissing). Dit verzoek moet worden ingewilligd in onder meer de volgende gevallen:

   

  • de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;
  • de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
  • u trekt uw toestemming in (indien de verwerking hierop is gebaseerd).
• Recht van beperking
  U heeft het recht te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken (het gebruik van de gegevens te stoppen), indien een van de volgende punten van toepassing is:

   

  • U betwist de juistheid van de persoonsgegevens; de verwerking wordt beperkt gedurende de periode die wij nodig hebben de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
  • de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
  • wij hebben de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking en bent in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van S.V. TOGB zwaarder wegen dan die van u.
• Dataportabiliteit
  U heeft het recht op dataportabiliteit, ook wel overdraagbaarheid van gegevens genoemd. Dat wil zeggen dat u het recht heeft uw persoonsgegevens, die u aan S.V. TOGB heeft verstrekt, in een gestructureerd en gangbaar digitaal bestand kunt verkrijgen. Tevens heeft u het recht die persoonsgegevens aan een andere organisatie over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd door ons. Dit recht is alleen van toepassing op gegevens die:

   

  • digitaal verwerkt worden, en
  • die in het kader van het lidmaatschap of op basis van toestemming worden verwerkt.

• Recht op bezwaar
  Het recht op bezwaar staat ook bekend als het recht op verzet. Als de verwerking van persoonsgegevens plaats vindt op basis van de rechtsgrond ‘belang van de organisatie’, dan heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt uw verzoek ten aanzien van de bovenstaande rechten schriftelijk indienen bij de werkgrope Privacy via de secretaris van het SV bestuur: secretaris@togb.nl. Wij behandelen uw aanvraag binnen één maand.

Wijzigingen van het privacy statement

Wij behouden ons het recht voor dit privacy statement te wijzigingen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan raden we u aan om zo nu en dan dit statement door te nemen.

Contact

Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit privacy statement, dan kunt u contact opnemen met de werkgroep Privacy via de secretaris van het S.V. bestuur: secretaris@togb.nl.